Для чего нужен авансовый отчет при командировке

После командировки сотрудник обязательно должен оформить авансовый отчет. Этот важный документ отображает расходование корпоративных средств в ходе служебной поездки. Если работник получил аванс на предстоящие расходы, без составления отчета не обойтись. Что еще нужно знать об этом документе и его оформлении?

Сдача авансового отчета после командировки

Законом установлены определенные правила оформления отчета по расходованию средств компании в деловой поездке. Приехавший из командировки специалист должен оформить необходимые бумаги в течение 3 рабочих дней.

Указанный срок могут продлить в некоторых отдельных ситуациях. К примеру, если сотрудник сразу после командировки отправляется в тарифный отпуск, он может сдать отчет позже. Это же касается и тех работников, которые оказались на больничном или, не появляясь в офисе, отправились в новую служебную поездку. В этих случаях отсчет идет от момента выхода сотрудника на работу.

Если командированный специалист не сдаст авансовый отчет в положенный срок, он выступает как должник предприятия. Работодатель получает право вычесть деньги, по которым отсутствует отчетность, из заработной платы подчиненного. Одновременно с этим подотчетные средства рассматриваются как доход работника, а значит, на них нужно начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Для предотвращения подобного развития событий сотруднику лучше всего заранее обговорить с руководством другие сроки сдачи авансового отчета.

Что приложить к авансовому отчету

Командированный сотрудник не может сдать в бухгалтерию только авансовый отчет. Если он тратил деньги компании и в отчете указаны различные статьи расходов, их нужно подтвердить соответствующими чеками и квитанциями. Еще в ходе командировки работник должен оформить отчетные документы в Санкт-Петербурге, Москве или другом городе: получить посадочные талоны, чеки в отеле, квитанции на такси или телефонные переговоры и т. п.

К авансовому отчету прикрепляют все необходимые счета, кассовые чеки и квитанции, после чего комплект бумаг передается бухгалтеру для проверки. Только после утверждения документа бухгалтером и руководителем компании работнику могут компенсировать расходы, если их сумма превысила размер выплаченного ранее аванса. Если сотрудник не потратил весь аванс, он должен вернуть его вместе с отчетом.

Удобнее всего заполнять стандартную форму авансового отчета № АО-1. Соответствующие данные в указанный документ вносят командированный специалист и бухгалтер.