Какими документами отменяют командировку

Отменить командировку могут по разным обстоятельствам – от потери актуальности задания до болезни специалиста, которого планировали отправить в служебную поездку. Для корректного оформления понадобится заполнить некоторые документы. Среди них служебная записка, а также приказ об отмене бизнес-поездки.

Служебная записка для отмены рабочей поездки

Служебная записка – это основание для издания соответствующего приказа об отмене. Она не оформляется на унифицированном бланке, подготовить документ можно в свободной форме. Написать записку может сам командируемый работник или его руководитель.

Приказ на отмену командировки

Заполнять приказ об отмене поездки необязательно – он не является важным документом в этой ситуации. Но если работодатель решил составить его, то сделать это тоже можно в свободной форме – унифицированного бланка не предусмотрено. Организация может разработать свой шаблон такого приказа и использовать его в подходящих ситуациях.

Приказ об отмене бизнес-поездки должны подписать директор предприятия и работники, которые имеют к нему отношение, например, командируемые служащие. Если в локальных актах не предусмотрено наличие печати, то ее можно не использовать.

Приказ об отмене поездки содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• дата и номер составленного документа;
• по какой причине не состоялась поездка;
• ФИО и должность командируемого служащего;
• ссылка на номер приказа о командировании работника, который предстоит отменить;
• ФИО ответственного за выполнение приказа специалиста.

Возврат аванса и суточных при отмене командировки

Если поездка отменена, авансовый отчет не составляется, соответственно нет нужды оформлять проездные билеты и документы отеля по проживанию. Если работнику уже успели выдать суточные и аванс на командировочные расходы, он обязан вернуть корпоративные средства в кассу предприятия в течение 3-х дней после уведомления об отмене командировки.

Часто причиной командировки является изменение ее сроков. Если отъезд работника просто перенесли на более поздний срок и его вскоре планируют снова направить в деловую поездку, есть смысл не возвращать аванс и суточные, а сохранить их за сотрудником для следующей командировки. Работник может использовать эти средства для раннего бронирования номера в отеле и покупки билетов на самолет или поезд. Документы по расходованию денег компании нужно сохранить и позже прикрепить к заполненному бланку авансового отчета.