3 основных этапа оформления командировки в 2020 году

Оформление служебной поездки не обходится без трех основных шагов: заполнения документов, выплаты аванса работнику, учета командировочных расходов. Нельзя отправить сотрудника в командировку без прохождения какого-либо из этих этапов. Какие бумаги придется оформить и как учитывать траты командированного служащего?

Документальное оформление командировки

Порядок оформления бизнес-поездки закрепляется в положении о командировках, которую можно использовать как инструкцию для сотрудников и бухгалтера на протяжении 2020 года. В этом документе указываются:

• перечень необходимых документов;
• сроки поездки;
• правила учета затрат;
• порядок оплаты поездки;
• гарантии сотрудникам и т. д.

Решение о направлении служащего в поездку принимает руководитель предприятия. Документ оформляется в произвольном виде или на бланке Т-9 (Т-9а). Дни командировки отмечаются в табеле учета рабочего времени.

Оплата командировки

Работник, включенный в штат фирмы и направленный в деловую поездку, получает суточные и деньги на оплату проезда, жилья и других расходов. Командировочные траты компенсируются в порядке, установленном в локальном акте компании.

С суточных не будут насчитываться взносы и налог, если выдавать работнику на день не более 700 рублей (поездки по России) или до 2 500 рублей (поездки за границу). Компания может установить больший размер суточных, но будет вынуждена уплатить НДФЛ и взносы.

Для подтверждения расходов составляется авансовый отчет. К нему прикрепляются билеты, посадочные талоны, гостиничные отчетные документы – проживание в Санкт-Петербурге и не только предусматривает выдачу чека в отеле.

Работодатель должен сохранить за командированным служащим средний заработок. Его выплачивают за дни работы в месте командирования и дни нахождения в дороге. Средний заработок выдается вместе с зарплатой.

Учет затрат по командировке

Для списания командировочных расходов оформляется авансовый отчет. К нему обязательно прилагаются первичные документы, привезенные работником из командировки. Сдать отчет с бумагами и остатком денег нужно на протяжении 3-х рабочих дней.

Чаще всего компании приходится компенсировать работнику суточные и затраты на проезд и проживание. Расходование суточных не подтверждается документально, тогда как аванс на расходы нужно отобразить в чеках и квитанциях. Для возмещения проезда нужны билеты и посадочные талоны со штампом, для компенсации оплаты жилья – гостиничные чеки или квитанция и договор аренды.