Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Сроки выдачи аванса на командировочные расходы

В основном большинство командировок планируются заблаговременно. Хотя случаются и форс-мажоры, когда работника отправляют в служебную поездку в тот же день, когда возникла такая необходимость. Может ли сотрудник при предварительном планировании командировки попросить руководство выдать ему аванс на затраты за несколько месяцев до начала поездки? Законна ли такая выплата, если у работника возникла необходимость в раннем бронировании жилья?

Когда можно выплатить аванс на расходы в командировке

Эксперты утверждают, что срок, за который разрешается выплатить работнику аванс на деловую поездку, не ограничивается нормативными актами. Работодатель имеет право выдать средства подчиненному и за несколько месяцев до начала командировки. Это не считается нарушением трудового законодательства.

Каким способом заранее выдать аванс на поездку

И все же важно понимать, что по смыслу нормы, обязывающей руководителя выдать средства на затраты, аванс выплачивается для расходования именно в рабочей поездке. Если возникла необходимость заблаговременно купить билеты на самолет или оплатить бронирование отеля, по мнению экспертов, компании лучше всего поступить следующим образом:

  • или оплатить бронирование номера в отеле самостоятельно, то есть без участия командируемого служащего, напрямую со счета организации;
  • или внести предоплату за проживание в гостинице через подотчетное лицо, которым может выступать и сам работник, направленный в бизнес-поездку.

Во втором случае работодатель выдает подотчетному лицу (командированному специалисту) денежные средства не как аванс на предстоящую командировку, а под отчет с обозначенным сроком для оформления отчета. Отчет составляется через время, что нужно для бронирования отеля и получения работником отчетных документов. Служащий должен оформить на месте проживания или купить гостиничные чеки с QR-кодом и передать их в бухгалтерию. Эти бумаги подтвердят факт перечисления денег, бронирования номера и проживания в нем командированного сотрудника. Отчетные документы выписываются на имя компании и прикрепляются к авансовому отчету. Работодатель может учесть расходы в налоговых целях только после того, как командировка завершится.

Если сумма оказалась большой и не была израсходована полностью, работник должен передать остаток средств в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. Если же расходы превысили аванс, сотрудник получает компенсацию от фирмы на основании предоставленных оригиналов отчетных документов.

Дата: 05.02.2020