Как подтверждается проживание на квартире в командировке

В командировках сотрудники не всегда бронируют номера в отелях. Если работодатель установил в локальных нормативных актах лимиты на командировочные расходы, стоимость проживания в гостинице может не вписываться в эти рамки. В таких случаях работники чаще всего арендуют квартиры посуточно. Может ли служить подтверждением расходов договор аренды или служащий должен предоставить дополнительные документы для получения компенсации?

Аренда квартиры в командировке: как подтвердить расходы

Расходы на командировку работники должны отображать в авансовом отчете, который составляется после поездки. Пребывая в месте командирования, нужно оформить отчетные документы в СПб, а по приезду приложить их к заполненному бланку авансового отчета.

Для успешного подтверждения расходов на аренду жилья в служебной поездке нужно передать в бухгалтерию:

• или договор аренды посуточной квартиры с документом об оплате, например, с распиской от арендодателя, что клиент оплатил услугу, или с выпиской о списании денежных средств с карты командированного сотрудника;
• или договор аренды жилплощади, в котором прописано, что оплата произведена.

Если работник передает в бухгалтерию только договор аренды посуточной квартиры, в которой отображена лишь стоимость услуги проживания, но у него отсутствует документ об оплате, он ставит работодателя в рискованное положение. При проверке налоговая служба может расценить такие командировочные расходы как неподтвержденные. В результате они смогут:

• исключить сумму, что указана в договоре аренды, из «прибыльных» затрат;
• посчитать указанную сумму доходом сотрудника, если работодатель возместит ему эти расходы;
• доначислить страховые взносы на сумму компенсированных расходов, которая превысила 700 рублей в день.

В большинстве случаев работодатель не захочет рисковать и потребует от сотрудника предоставить дополнительные отчетные документы для отображения расходов на жилье, кроме договора аренды.

Бронирование гостиничного номера и отчетные документы

Если в командировке работник решил забронировать номер в отеле, он также должен позаботиться об оформлении полного комплекта отчетных документов. Иногда достаточно забрать кассовый чек на ресепшн, но часто бухгалтерия просит командированных служащих привезти набор бумаг. Кроме чека, в него могут входить гостиничный счет, акт о предоставлении услуг, справка о проживании, копия свидетельства о регистрации. Перечень документов лучше уточнить у бухгалтера до начала командировки.