Превышение лимитов на расходы в командировке

Компания может установить нормы на командировочные расходы и прописать их в локальных нормативных актах. Лимиты на затраты могут касаться проезда до места назначения и обратно, проживания в отеле или на частной квартире, телефонных переговоров и т. д.

Если работник во время служебной поездки превысил установленные в локальных нормативных актах расходы, должна ли организация компенсировать их? На это влияет и тот факт, утвердил руководитель предприятия авансовый отчет сотрудника или нет.

Как компенсируют командировочные расходы при перерасходе

Для получения компенсации в полном объеме командированный служащий должен сдать авансовый отчет и документы, отображающие расходы:

• билеты, посадочные талоны;
• квитанции за пользование залом ожидания;
• квитанции на оплату постельного белья в поезде;
• квитанции на оплату багажа;
• гостиничные счета и чеки из отеля;
• квитанцию на оплату квартиры посуточно;
• договор аренды;
• копию свидетельства о регистрации гостиничного учреждения;
• квитанцию об оплате транспортных услуг, например, за пользование такси и т. п.

Если работодатель утвердил составленный сотрудником авансовый отчет, то даже при наличии перерасхода по аренде жилья или проезду в командировке затраты учитываются как командировочные и подлежат компенсации. Такой подход не оспаривают и специалисты Минфина.

Важно заметить, что командированному работнику не помешает оформить письменное заявление с указанием причины превышения лимитов. В нем также нужно отобразить решение руководителя компании возместить командировочные расходы в полном объеме, несмотря на перерасход средств, на что указывают данные локальных нормативных актов.

Бухгалтер не может отказать служащему в возмещении затрат, если работодатель принял положительное решение. С учетом ранее выплаченного аванса он выдает служащему сумму, потраченную на оплату услуг и товаров во время командировки.

Но что, если работодатель не принимает перерасход? Командированному работнику компенсируют только те суммы затрат, что вписываются в лимиты, указанные в локальных нормативных актах. Во избежание подобных ситуаций возможность перерасхода нужно утверждать заранее. Только получив одобрение начальства, стоит покупать билеты бизнес-класса или оплачивать отельный номер более высокой категории.

Не всегда превышение лимитов – это инициатива работника, ведь командировка может быть срочной, а билетов на эконом-класс или свободных номеров в подходящем отеле уже нет.