Превышение лимитов на расходы в командировке
Компания может установить нормы на командировочные расходы и прописать их в локальных нормативных актах. Лимиты на затраты могут касаться проезда до места назначения и обратно, проживания в отеле или на частной квартире, телефонных переговоров и т. д.
Если работник во время служебной поездки превысил установленные в локальных нормативных актах расходы, должна ли организация компенсировать их? На это влияет и тот факт, утвердил руководитель предприятия авансовый отчет сотрудника или нет.
Как компенсируют командировочные расходы при перерасходе
Для получения компенсации в полном объеме командированный служащий должен сдать авансовый отчет и документы, отображающие расходы:
- билеты, посадочные талоны;
- квитанции за пользование залом ожидания;
- квитанции на оплату постельного белья в поезде;
- квитанции на оплату багажа;
- гостиничные счета и чеки из отеля;
- квитанцию на оплату квартиры посуточно;
- договор аренды;
- копию свидетельства о регистрации гостиничного учреждения;
- квитанцию об оплате транспортных услуг, например, за пользование такси и т. п.
Если работодатель утвердил составленный сотрудником авансовый отчет, то даже при наличии перерасхода по аренде жилья или проезду в командировке затраты учитываются как командировочные и подлежат компенсации. Такой подход не оспаривают и специалисты Минфина.
Важно заметить, что командированному работнику не помешает оформить письменное заявление с указанием причины превышения лимитов. В нем также нужно отобразить решение руководителя компании возместить командировочные расходы в полном объеме, несмотря на перерасход средств, на что указывают данные локальных нормативных актов.
Бухгалтер не может отказать служащему в возмещении затрат, если работодатель принял положительное решение. С учетом ранее выплаченного аванса он выдает служащему сумму, потраченную на оплату услуг и товаров во время командировки.
Но что, если работодатель не принимает перерасход? Командированному работнику компенсируют только те суммы затрат, что вписываются в лимиты, указанные в локальных нормативных актах. Во избежание подобных ситуаций возможность перерасхода нужно утверждать заранее. Только получив одобрение начальства, стоит покупать билеты бизнес-класса или оплачивать отельный номер более высокой категории.
Не всегда превышение лимитов – это инициатива работника, ведь командировка может быть срочной, а билетов на эконом-класс или свободных номеров в подходящем отеле уже нет.