Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Компенсация расходов на аренду авто в командировке

Сотрудники в командировках могут арендовать автомобиль, если это предварительно согласовано с работодателем. Подтвердить такие расходы они должны соответствующими документами. Должна ли компания возмещать работнику расходы на прокат машины, если такая статья расходов не прописана в приказе о командировании? Проводится ли компенсация, если из документов в наличии лишь квитанция ПКО (приходной кассовый ордер)?

Порядок возмещения расходов на прокат машины в рабочей поездке

Обоснованные документально расходы на прокат автомобиля можно учитывать, как командировочные. Однако подобные затраты могут вызвать вопросы у контролирующих органов в следующих случаях:

  • если в качестве отображения затрат предоставлен только приходной кассовый ордер. Эксперты утверждают, что отображать эти расходы нужно с помощью договора аренды, акта о приеме и возврате машины, счета, кассовых чеков или других официальных документов, что подтверждают оплату услуг. Также для отчета могут быть приняты документы, отображающие оплату стоянки, парковки;
  • если в коллективном договоре или в акте не упоминаются условия о компенсации затрат на аренду машины для поездок в городе командирования (это не касается аренды транспорта для проезда в местность командировки). Специалисты полагают, что это важное условие для списания подобных расходов по командировкам.

Отсутствие акта приема-возврата машины или договора аренды – не причина отказывать служащему в компенсации затрат. Командированный работник предоставил документ, пусть и приходной кассовый ордер, а значит, работодатель знает, какую сумму аванс и на что он потратил. Точно так же он подтверждает другие траты в командировке, оформляя посадочные талоны или гостиничные чеки в Санкт-Петербурге.

Если аренда машины в бизнес-поездке предварительно не согласована с работодателем и не прописана в локальном акте предприятия, сотрудник должен составить заявление на имя руководителя о компенсации затрат на аренду. Этот документ оформляется вместе с авансовым отчетом. Работодатель принимает решение, компенсировать эти траты или нет. Если принято положительное решение, авансовый отчет утверждается, а значит, одобряется и сделка по аренде транспортного средства от имени компании.

Документальное подтверждение указывает на то, что сотрудник потратил выданные средства в интересах фирмы. Дополнительно может потребоваться оформить путевой лист, который послужит подтверждением, что авто использовалось для рабочей поездки.

Дата: 21.01.2020