Как выдаются деньги командируемому сотруднику

Выдача денежных средств штатному сотруднику компании под отчет подразумевает финансирование расходов, связанных с организацией командировки. Эти затраты работник несет в интересах предприятия, а значит, оно и должно профинансировать деловую поездку. Выдача подотчетных денег предполагает дальнейшее их расходование в другой местности и предоставление служащим отчета о произведенных тратах.

Порядок выдачи денежных средств на командировку

Бухгалтер может выдать деньги на расходы командируемому специалисту в виде наличных или перевести необходимую сумму на банковский счет работника. Это может быть личная или зарплатная карта сотрудника компании, которого отправляют в служебную поездку.

Важно учитывать следующие нюансы по выдаче денежных средств на командировку:

• работодатель должен отобразить порядок расчетов с подотчетными лицами в локальных нормативных актах организации;
• подотчетность перечисленных работнику средств должна быть указана в платежном поручении;
• командируемый служащий должен предоставить руководителю письменное заявление о перечислении определенной суммы на банковский счет, в котором нужно указать его полные реквизиты;
• при оформлении авансового отчета работник должен приложить к нему отчетные документы, что подтверждают оплату расходов личной банковской картой, например, гостиничные чеки за проживание в отеле или квитанцию об оплате такси до аэропорта и т. п.

Минфин не запрещает переводить подотчетные средства на карту штатного сотрудника, открытую для начисления заработной платы. Законодательство допускает перечисление денег на банковские карты служащих организации в таких случаях:

• для оплаты командировочных расходов;
• для выплаты компенсации по затратам, что имеют документальное подтверждение;
• для оплаты расходов компании по выполнению той или иной работы, поставке товара, предоставлению услуг и т. д.

По окончанию командировки проводится проверка произведенных в поездке расходов на их целесообразность и превышение лимитов, установленных в компании на оплату проезда, аренду жилья и другие статьи затрат. Бухгалтер также может проверить подлинность предоставленных отчетных документов, связавшись с отелем или другой компанией, оказавшей платную услугу работнику.

Если командировочные траты превысили выданный служащему аванс, работодатель обязан возместить полученную разницу. При наличии остатка сотрудник должен передать эти средства в бухгалтерию, когда будет сдавать авансовый отчет и другие документы.