Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Как вернуть потраченные в командировке деньги

Командировка считается поездкой в интересах компании. По этой причине оплачивается она работодателем, а не лично сотрудником. Предприятие берет на себя обеспечение работника при его проживании в другой местности, а также обязуется оплатить ему проезд до места назначения и обратно.

Согласно действующему законодательству, выдать средства на оплату основных расходов служащему должны до начала командировки. В этот же момент ему выплачивают суточные. Только средний заработок начисляется и выдается в день зарплаты, то есть это может произойти и после служебной поездки. Что делать, если работник потратил в командировке большую сумму, чем ему выдали аванса? Или работодатель решил увеличить срок поездки, а средства уже закончились? Как вернуть потраченные сотрудником деньги?

Порядок возмещения расходов в командировке

Когда командировка завершается, и сотрудник возвращается домой, после выхода на работу у него есть 3 дня на то, чтобы заполнить бланк авансового отчета и передать его в бухгалтерию. Этот документ отображает все услуги и товары, оплаченные работником с корпоративных средств. Когда бухгалтер получает отчет, он сверяет его с той суммой, чтобы была выдана в виде аванса, проверяет целесообразность затрат и выдает компенсацию служащему в случае превышения расходов.

Важно заметить, во многих компаниях устанавливают лимиты на те или иные расходы. Узнать, действуют ли лимиты для командированных сотрудников в конкретной организации, можно, просмотрев ее Положение о направлении работников в командировку. Такие ограничения указывают на то, что служащий не может потратить на проезд или жилье больше оговоренной суммы.

Бухгалтер принимает авансовый отчет с оригинальными документами, подтверждающими расходы. Это могут быть:

  • проездные билеты;
  • посадочные талоны;
  • гостиничные чеки с подтверждением проживания;
  • договор аренды квартиры;
  • квитанция на оплату такси;
  • кассовый чек на оплату телефонных переговоров и т. п.

Если работник не может подтвердить ту или иную статью расходов отчетными документами, скорее всего, у него возникнут проблемы с получением компенсации. Расходы по суточным подтверждать не нужно.

В случае продления командировки работодатель должен обеспечить сотрудника поступлением новой суммы средств на оплату затрат. Служащему могут перевести деньги на банковскую карту или почтовым переводом. Это касается и суточных, и средств, выделенных на оплату проживания и доплату за замену билета на новую дату.

Дата: 04.01.2020