Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

5 важных пунктов при организации командировки

Большинство людей отпуск планируют несколько недель или даже месяцев. Командировка в этом плане мало чем отличается от туристической поездки и тоже требует максимум внимания для ее правильной организации. Независимо от того, кто планирует служебную поездку – тревел-специалист или сам работник, важно помнить о следующих пунктах.

График командировок

Если приходится часто ездить по рабочим делам в другие города, не помешает составить график командировок. Это позволит наглядно увидеть свою загруженность и планировать поездки заранее. Если покупать билеты заблаговременно, это поможет сэкономить и легко вписаться в лимиты на расходы, установленные в тревел-политике компании.

Тревел-политика

В крупных компаниях обязательно разрабатывается тревел-политика. Такой документ может занимать до 10 страниц. В нем описаны все важные и мелкие нюансы служебных поездок: какую сумму можно потратить на билеты на самолет, какую категорию номера в отеле можно выбрать, каким классом лететь и т. п.

При самостоятельной организации командировки не помешает сверяться каждый раз с документом по тревел-политике. Все цифры удержать в голове невозможно: чтобы не превысить случайным образом какой-либо лимит, придется проверять его в документе. Зато удастся избежать проблем с руководством.

Оптимальный маршрут поездки

Различие в стоимости билетов в разные дни порой достаточно существенное. Иногда достаточно сдвинуть дату отъезда на 1-2 дня и получится сэкономить до 30% на цене билета. Важно рассмотреть все варианты и выбрать оптимальный маршрут. Возможно, поездом получится доехать до места назначения дешевле с незначительным увеличением времени в пути.

Но важно не забывать и о собственном комфорте. Эффективность работы будет низкой, если сразу после ночного рейса придется отправиться на деловую встречу.

Выбор отеля

Подбирая гостиницу и бронируя номер на нужные даты, важно не забыть об ограничениях, прописанных в тревел-политике. Убедитесь, что не превысили класс жилья и сумму расходов, иначе возникнут проблемы с компенсацией.

Документы в поездке

Организация командировки включает в себя важный этап – оформление документации по командировочным расходам. Сотрудник должен собрать в ходе поездки все отчетные документы: проживание в Санкт-Петербурге, проезд в обе стороны и другие траты, на которые был получен аванс, должны подтверждаться чеками, счетами и квитанциями. Эти бумаги нужно прикрепить к авансовому отчету, в котором перечисляются траты.

Дата: 13.12.2019