Как подтверждают командировочные расходы

Любую командировку организовывают в интересах компании, поэтому оплачивается она корпоративными средствами. Обязанность работодателя – финансовое обеспечение сотрудника, тогда как обязанность работника – предоставление отчетных документов по произведенным расходам. Какие документы нужно сохранить в поездке, чтобы получить полную компенсацию затрат?

Перечень документов для подтверждения расходов служебной поездке

Из командировки специалисты привозят комплект документов, отображающих расходы. Чаще всего в этот набор входят:

• проездные билеты на автобус, поезд, самолет;
• посадочные талоны;
• квитанции на багаж, постельное белье и другие сопутствующие транспортные услуги;
• отчетные документы с подтверждением проживания в отеле – кассовый чек с qr-кодом и прочее;
• договор аренды и квитанция на оплату проживания в съемной квартире;
• квитанции на оплату транспортных услуг при использовании такси;
• чеки из ресторанов (если работодатель возмещает сотруднику и оплату питания в командировке);
• чеки на телефонные переговоры и т. д.

Если перед поездкой сотрудник получил одобрение от начальства на другие виды расходов, он получает аванс и на них, в то же время обязуясь подтвердить их отчетными документами. По приезду служащий составляет авансовый отчет и прикрепляет к нему оригиналы квитанций, чеков и счетов.

Как проверяют расходы в командировке

Во многих компаниях командированных специалистов проверяют на превышение лимитов по расходам в служебных поездках. Если сотрудник привез из рабочей поездки чеки на подозрительно большую сумму, ответственное лицо обязательно проверит, действительно ли такие расходы были и насколько они были обоснованными. В организациях часто устанавливают лимиты на проезд, аренду жилья и прочие расходы, которые работники не должны превышать. В противном случае компания не обязуется их возмещать.

Чаще всего проверкам подвергаются гостиничные чеки, поскольку командированные специалисты стали чаще покупать эти виды документов. Бухгалтер или другой сотрудник отправляет в отель запрос, проживал ли у них конкретный человек в указанные в чеке даты. Администратор гостиницы подтверждает или опровергает данный факт. В последнем случае рассчитывать на компенсацию расходов нельзя, поскольку документы перестают считаться оригинальными.

Оформляя гостиничные чеки или другие отчетные документы, важно убедиться, что они содержат реквизиты компании, предоставившей услугу, дату, сумму к оплате и другую важную информацию. Бухгалтерия принимает для отчетности только настоящие и корректно оформленные кассовые чеки и счета.