Где прописать правила организации командировки

Организация служебной поездки подразумевает соблюдение определенных правил. Их важно прописать документально, чтобы каждый командируемый работник знал свои права и обязанности. В какой официальный документ можно внести нюансы по командировкам и как правильно его оформить? Оптимальное решение для компании – составить свое положение о направлении работников в служебные поездки.

Какие сведения внести в положение о командировках

Даже краткосрочная рабочая поездка в другую местность предусматривает определенные расходы со стороны работодателя, поскольку именно он и должен ее оплачивать. Перечень этих расходов важно задокументировать. Здесь же можно перечислить, какой отчет по затратам должен предоставить служащий, например, билеты и гостиничные чеки с QR-кодом для командировочных и т. п.

Существуют лимиты суточных, превышая которые компании придется уплатить НДФЛ. Предприятие имеет право самостоятельно установить сумму суточных и прописать это в положении о командировках. Другие важные данные тоже можно внести в этот документ.

Положение о командировании работников оформляется в свободной форме и может содержать следующую информацию:

• порядок направления специалиста в бизнес-поездку;
• перечень документов для оформления командировки;
• нюансы по служебным поездкам, не описанные в законодательстве, к примеру, нужно ли сотруднику выходить на работу в день приезда из командировки;
• особенности возмещения расходов на проезд и жилье;
• размер суточных для определенных категорий работников – они могут отличаться для рядовых служащих и руководителей;
• перечень случаев, когда штатный сотрудник имеет право отказаться от поездки, к таким, к примеру, можно отнести служащую с ребенком младше 3 лет.

Когда не нужно использовать положение о командировках

Не каждая рабочая поездка является командировкой, поэтому положение о командировании работников применяется не всегда. Этот документ пригодится в тех случаях, когда установлены три признака командировки:

• специалист покидает место проживания с целью выполнения работы в другой местности;
• сотрудник будет выполнять трудовые обязанности в другом городе определенное время;
• служащий работает в компании на основании гражданско-правового или трудового договора.

В тех случаях, когда работа специалиста носит разъездной характер или он отправляется в другой город по своим делам, такие поездки не считаются командировками и к ним не применяется положение о командировании работников.