Как оплачивается проезд в командировках

Согласно Трудовому кодексу РФ, командировки сотрудников компании оплачивает работодатель. В эти расходы входит и оплата проезда: на общественном, служебном или личном транспорте. Возмещение этих затрат имеет свои нюансы, о которых должен быть осведомлен каждый командированный работник.

Расчет оплаты проезда в служебной поездке

Размер оплаты проезда рассчитывается двумя способами. В первом случае используются нормы, указанные в коллективном договоре или в локальных нормативных актах. Во втором работодатель выдает компенсацию по фактическим тратам работника в деловой поездке.

Для получения соответствующего денежного возмещения за расходы на оплату дороги до места назначения и обратно в командировке служащий должен сдать отчетные документы:

• проездные талоны на автобусы, электрички;
• проездные билеты на поезд, авиатранспорт;
• посадочные талоны на самолет;
• квитанции на оплату перевозки багажа и т. п.

Подтверждающий расходы документ должен содержать реквизиты перевозчика и точную сумму к оплате.

Если сотрудник пользовался в командировке услугами такси, он должен подтвердить эти расходы оригиналами квитанций. Важно заметить, что использовать такси без дополнительных договоренностей с начальством можно только в случае проезда до/из аэропорта, если он расположен за чертой населенного пункта. Рассчитывать на компенсацию расходов на поездки в такси по городу можно, если это было заранее оговорено с руководством.

Вместе с билетами и талонами к авансовому отчету обязательно прикрепляют отчетные документы за проживание в отеле или на квартире. Эти расходы работодатель также обязан компенсировать.

Нюансы по оплате проезда на личной или рабочей машине

Для расчета примерных затрат на командировку с использованием личного или служебного транспортного средства следует посмотреть расход топлива в руководстве по эксплуатации авто.

Прежде чем отправиться в поездку на своей машине, придется заключить соглашение об использовании авто в интересах работодателя. Также важно прописать в приказе о служебной поездке, что служащий едет на автомобиле.

Для подтверждения расходов в служебной поездке на авто нужны следующие документы:

• авансовый отчет;
• путевой лист – можно использовать готовую форму или разработать свой бланк, о чем указать в положении о командировании работников;
• служебная записка;
• чеки, квитанции на бензин – чеки с АЗС должны быть из пунктов следования по маршруту рабочей поездки.

Указанный комплект документов подтверждает даты поездки, использование личной машины в интересах фирмы и командировочные расходы.