Как правильно оформить запрос согласия на командировку

Отдельные категории сотрудников разрешается направлять в служебные поездки только с их согласия, что должно быть оформлено письменно. Этот документ нужно получить у работника до издания приказа о командировании. В противном случае трудовая инспекция может привлечь организацию к ответственности.

У кого нужно получить письменное согласие

Из льготных категорий работников допускается отправлять в командировки только, если у них отсутствуют медицинские противопоказания. Получить письменное согласие нужно:

• у матери детей младше 3 лет;
• у родителя, опекуна или попечителя ребенка-инвалида;
• у матери, отца, опекуна, которые воспитывают ребенка младше 5 лет в одиночку;
• у сотрудника, который ухаживает за больным членом семьи.

У других работников компании спрашивать согласие на командировку не нужно. И эти, и вышеуказанные категории сотрудников отчитываются о поездке одинаково: составляют авансовый отчет, сдают отчетные документы для командировочных в СПб или другом городе и т. п.

Важно заметить, что в списке отсутствуют несовершеннолетние и беременные, поскольку по закону они не могут ездить в командировки. Исключением являются только спортсмены и работники творческих профессий, еще не достигшие совершеннолетия.

Как направить в командировку «особого» работника

Прежде чем издать приказ о направлении в командировку сотрудника, входящего в льготную категорию, нужно письменно ознакомить его с правом отказаться от рабочей поездки. Право на отказ льготника обусловлено статьей 259 Трудового кодекса РФ. Оно должно быть обозначено в уведомлении.

В этом уведомлении работник должен указать информацию о наличии у него медицинских противопоказаний к направлению в служебную поездку, если таковые имеются. Если, согласно медицинскому заключению, работнику запрещены любые поездки, направлять его в командировку нельзя.

В запросе должны быть указаны сведения о предприятии и командируемом работнике. Работодатель письменно просит подчиненного дать согласие на направление в служебную поездку с такого-то по такое-то число в организацию (название) в городе Санкт-Петербург, Москва или другой. Также в документе указывается, что сотрудник имеет право на отказ, поскольку у него есть ребенок младше 3 лет (или другая причина). Работник должен отобразить в уведомлении свои медицинские противопоказания к совершению поездки.

В уведомлении указывается дата, по которую служащий должен дать ответ, будет он отправляться в командировку или нет. В нижней части документа ставится подпись работника.