Какие документы нужны для командировки на своей машине

Выбор транспорта для командировки проводится работодателем совместно с командируемым сотрудником. Если у последнего есть возможность отправиться в другую местность по работе на личном автомобиле, а руководство не имеет ничего против этого, для командировки вполне может использоваться и такой транспорт. Главное условие – правильно оформить документы для компенсации расходов на поездку.

Перечень документов для командировки на личном авто

Согласно законодательству, использование транспортного средства сотрудника в рабочих целях должно отражаться в локальном приказе. После этого оформляется бланк по форме Т-9, в котором перечисляются рабочие моменты. Если служащий едет на своей машине, в последнем документе добавляется пункт «Проезд к месту командировки».

Работодатель и командируемый сотрудник подписывают дополнительное соглашение. Оно необходимо для отражения размера компенсационных выплат за то, что личный автомобиль использовался в интересах компании. Такое соглашение оформляется в свободной форме, поскольку единого утвержденного бланка для него не существует.

В соглашение нужно внести следующие сведения:

• регистрационный номер и дату заполнения;
• полное название документа;
• наименование организации;
• личные данные командируемого специалиста;
• технические данные автомобиля – год выпуска, название модели, регистрационный знак, номер;
• объем двигателя используемой машины;
• способ и сроки выплаты компенсации за командировочные расходы – объем закупаемых ГСМ в период служебной поездки, текущие ремонты с подтверждением отчетными документами.

В соглашении должны быть исчерпывающие сведения о машине работника. Сотрудник должен сообщить ответственному лицу номер паспорта авто, свидетельство об официальной регистрации и предоставить ксерокопию ПТС.

Документы для компенсации расходов в командировке на своей машине

Для получения полной компенсации по расходам на жилье работник во время командировки должен оформить или купить гостиничные чеки с подтверждением, а по приезду – передать их бухгалтеру или начальнику. Есть отдельные документы и для получения денежного возмещения при использовании личного транспорта в служебных целях.

Владелец авто должен привезти из места командирования заполненный путевой лист и оригиналы кассовых чеков на покупку бензина. Также обязательным условием является заполнение авансового отчета. В этом документе перечисляются все статьи расходов, в том числе на проезд и проживание в другой местности.