Почему работники покупают гостиничные чеки в командировках

Те, кто часто ездит в командировки, наверняка видели рекламу изготовления гостиничных чеков или слышали об оформлении отчетных документов на заказ от своих коллег. Для чего работники покупают чеки за проживание в отеле? Какие причины могут сподвигнуть их на это? Проходят ли проверку такие документы у работодателя? Все ответы можно найти в статье.

Причины платного оформления гостиничных чеков

Каждый легально работающий отель обязан вести документальную отчетность, то есть постоялец может без проблем получить по запросу и кассовый чек, и другие необходимые бумаги. Чаще всего командированные специалисты оформляют в гостиницах следующий комплект для отчетности:

• кассовый чек с qr-кодом;
• гостиничный счет по форме 3-Г;
• акт об оказании услуг;
• копия свидетельства о регистрации гостиничного учреждения;
• актуальный прейскурант.

Какие причины могут возникнуть у работника, чтобы не оформлять бесплатно пакет документов, а заказывать его изготовление за комиссию в размере 10-20% от суммы в кассовом чеке? Они могут быть разными:

• невозможность отчитаться за выданный аванс – например, сотрудник получил в бухгалтерии средства на оплату жилья, но в командировке жил у родственников. Он может вернуть аванс в кассу или оставить себе, но предоставить отчетные документы за проживание в СПб или другом городе командирования;
• отсутствие чеков из отеля – если работник забыл оформить комплект для отчетности у администратора и просто выселился, не всегда представляется возможным вернуться в гостиницу за нужными бумагами;
• проживание в неофициально работающем отеле – если у работника не получилось найти другой вариант жилья и пришлось поселиться в гостинице, которая работает нелегально, ему не смогут выдать оригинальные документы. Но деньги за жилье заплачены и нужно показать документальное подтверждение бухгалтеру.

Проверка гостиничных чеков на подлинность

Покупка отчетных документов у подозрительных лиц на вокзале – не самая лучшая идея, как отчитаться за потраченный аванс в командировке. Если нет желания иметь проблемы с проверкой гостиничных чеков на подлинность, стоит заказывать изготовление бумаг в настоящем отеле. Гостиница вносит данные клиента в книгу постояльцев, выдает оригинальные документы и гарантирует подтверждение проживания при запросе работодателя.

Бухгалтер или руководитель фирмы может обратиться в отель с просьбой проверить, действительно ли у них проживал такой-то человек в указанные в чеке даты. Администратор проверяет базу или книгу постояльцев и отправляет подтверждающий ответ. Проверка подлинных гостиничных чеков проходит успешно.