4 важных нюанса по составлению авансового отчета

Авансовый отчет – один из обязательных документов при оформлении служебной поездки. Его должны заполнять непосредственно командированный сотрудник и частично бухгалтер. В обязанности последнего также входит проверка правильности составления документа и проведение окончательного расчета. Что нужно знать об оформлении авансового отчета?

Сдать за 3 дня

На то, чтобы заполнить бланк авансового отчета дается 3 рабочих дня. Отсчет начинается с момента возвращения сотрудника из поездки на основное место работы. Если служащий сразу после командировки уходит в тарифный отпуск, он все равно обязан передать авансовый отчет и остатки средств в бухгалтерию сразу по прибытию из командировки.

Несвоевременная сдача или отказ заполнять авансовый отчет может привести к отсутствию денежной компенсации за командировочные расходы.

Перечислить только возмещаемые расходы

В авансовом отчете указываются те виды расходов, которые осуществлялись в ходе командировки. Но важно понимать, что и в служебной поездке есть такие виды затрат, которые можно отнести к личным, и такие, которые проводятся в интересах работодателя. К примеру, оплата проезда и проживания – это расходы компании, а оплата питания – расходы сотрудника.

За расходование суточных тоже не нужно отчитываться в авансовом отчете, поскольку они относятся к личным средствам командированного работника.

Прикрепить отчетные документы

К авансовому отчету в обязательном порядке прикрепляются отчетные документы: кассовые чеки, квитанции, проездные билеты, посадочные талоны, счета и т. п. Чаще всего с отчетностью сотрудники сдают проездные талоны и гостиничные чеки: купить последние придется в том случае, если не удалось оформить их бесплатно в отеле. При отсутствии нужных подтверждающих бумаг будет выдана минимальная компенсация за эту статью расходов.

Авансовый отчет передается в бухгалтерию с оригиналами квитанций и кассовых чеков. Копии в большинстве случаев не принимаются.

Узнать результаты проверки

Многие работники полагают, что они сдали авансовый отчет и о нем можно благополучно забыть. Однако документ проверяет сначала бухгалтер, выдававший аванс командированному сотруднику, а после – руководитель предприятия. Только при наличии подписи последнего работнику выдадут денежную компенсацию за расходы в командировке.

Возмещение проводится лишь в том случае, если выплаченный ранее аванс оказался меньшим, чем расходы в служебной поездке. Тогда сотрудник получает компенсацию, поскольку тратил в командировке личные средства.