Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Оплата проживания сотрудника в отеле в командировке

Командировочные расходы – это затраты на оплату проезда до места назначения и обратно, на аренду жилья в период служебной поездки и т. д. Сотрудник, которого направили в командировку, должен знать допустимые лимиты расходов, перечень отчетных документов, сроки, в которые нужно сдать авансовый отчет руководству. О чем еще нужно уведомить работника по части расходов на проживание в деловой поездке?

Где можно остановиться в командировке

Чаще всего командированные работники могут сами выбирать средство размещения, но иногда за них это делает тревел-специалист или другой ответственный за организацию поездки сотрудник. В командировках служащие живут:

  • в гостиницах;
  • на служебных квартирах;
  • в самостоятельно арендованных квартирах или комнатах;
  • у родственников;
  • в хостелах;
  • в общежитиях.

Место размещения выбирается в зависимости от объективных и субъективных причин. Одни отдают предпочтение отельному сервису и удобству, другим нравится домашний уют съемных квартир, третьи хотят сэкономить и арендуют спальное место в хостеле. Критерии выбора могут быть разными – среди них расположение жилья, близость к офису, цены на услуги, возможность оплаты питания и т. д.

Какие документы нужны работодателю

Бухгалтерия компании ведет подробный учет командировочных расходов. Работник, который вернулся из бизнес-поездки, должен в течение трех дней заполнить бланк авансового отчета. К нему прикрепляются счета и квитанции, отображающие расходы в ходе поездки. Если он не успел оформить гостиничные чеки, ему придется купить отчетные документы за проживание в гостинице, чтобы подтвердить целевое расходование корпоративных средств. Иначе сотруднику придется вернуть аванс в кассу предприятия.

Получить гостиничный чек можно у администратора отеля. Он выдает комплект отчетных документов по запросу. В него обычно входят кассовый чек, счет, акт о предоставлении услуг, копия свидетельства о регистрации отеля, прейскурант.

В счете из гостиницы можно увидеть следующие данные:

  • реквизиты учреждения, предоставившего услугу;
  • сведения о постояльце;
  • сумма оплаты за проживание в гостиничном номере;
  • даты пребывания в отеле;
  • печать и подпись ответственного лица (работника гостиницы).

Кассовый чек или приходной кассовый ордер подтверждает факт оплаты проживания в гостиничном учреждении.

После передачи командированным работником авансового отчета и подтверждающих расходы документов в бухгалтерию проводится окончательный расчет. Если сумма затрат превысила выданный аванс, сотруднику выплачивают компенсацию.

Дата: 26.08.2019