Нужно ли проверять отчетные документы на подлинность

Правильно оформленные отчетные документы – важная составляющая успешной командировки. Без подтверждающих расходы бумаг бухгалтер не сможет компенсировать расходы, а значит, поездка окажется финансово убыточной именно для командированного сотрудника. Поводом для отказа в возмещении потраченных средств может послужить не только отсутствие отчетности. Работодатель или бухгалтер может принять такое решение, обнаружив, что ему предоставили подделки, а не настоящие чеки и квитанции.

Зачем проверять кассовые чеки из командировки

Основная причина, по которой важно удостовериться в реальности отчетной документации, – получение компенсации командировочных расходов. В противном случае работодатель вправе отказать в возмещении или вернуть минимально допустимые суммы, которые лишь частично покроют реальные затраты в поездке.

Чаще всего командированные сотрудники попадаются на подделках отчетности из отеля, поскольку изготовление гостиничных чеков с QR-кодом сейчас стало достаточно распространенным явлением. Желание сэкономить на проживании, чтобы заработать на покупке чеков, может обернуться тем, что работник останется в «минусе».

Прежде чем передать кассовый чек за проживание в бухгалтерию, предварительно составив авансовый отчет, нужно удостовериться, что он оригинальный. Это стоит сделать и тем, кто оформляет документы при выезде из отеля, то есть не платит за них. Обычно постояльцы не интересуются тем, работает гостиница официально или нет, а убедиться в этом точно не помешает.

Как проверить чек из отеля на подлинность

Для проверки кассового чека, содержащего qr-код, достаточно иметь под рукой смартфон. Придется установить на него мобильное приложение «Проверка кассового чека в ФНС России». После запуска программы нужно навести камеру на штрихкод и отсканировать его. Приложение проверит данные, считанные с qr-кода, и покажет результат на экране.

Если информация по чеку не включена в базу ФНС, что и отобразится в программе, скорее всего, такие документы фиктивные. Если же на экране отобразится, что данные успешно отправлены, значит, чеки подлинные и можно смело отдавать их в бухгалтерию для последующей компенсации.

Проверить кассовые чеки на оплату гостиничных или других услуг можно и иным способом. Для этого нужно зайти на сайт ФНС и ввести в поле реквизиты из документа.

Рисковать и сдавать в бухгалтерию явно поддельные чеки или квитанции не стоит. Обнаружив, что документы ненастоящие, работодатель может не только отказать в компенсации, но и оштрафовать или уволить недобросовестного сотрудника.