Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны

Законом предусмотрено обязательное возмещение командировочных расходов сотруднику предприятия, направленному в рабочую поездку. Обычно такие затраты включают в себя оплату проезда в обе стороны, проживания, суточные и т. п.

Оформление командировки проводится или за счет направляющего предприятия, или за счет принимающей стороны. Последний вариант имеет свои важные особенности.

Оплата служебной поездки принимающей стороной

Оформление работника в командировку всегда начинается с составления приказа. Документ подписывают и руководитель, и командируемый служащий. Если всю поездку оплачивает вторая сторона, работодатель освобождается от необходимости оплачивать подчиненному суточные.

При оформлении бизнес-поездки за счет принимающей стороны важно не только составить приказ, но и заключить договор между теми организациями, которые направляют и принимают сотрудника. В этом договоре должно быть указано, что принимающая фирма обязуется компенсировать все затраты, связанные с поездкой. Например, суточные, расходы на дорогу, проживание, питание и т. д. При необходимости нужно отразить лимиты на траты и какой вид транспорта может использовать командируемый сотрудник. Также не помешает прописать, какие документ он должен предоставить по окончанию поездки: проездные билеты, гостиничные счета и чеки с QR-кодом, квитанции из кафе и т. д.

Важно заметить, что суточные, не превышающие пределы нормы, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. При поездках по России они составляют не более 700 рублей за сутки командировки. Компания может принять решение увеличить эту сумму на свое усмотрение, но тогда она будет облагаться налогами.

Более высокий показатель суточных понадобится отобразить в коллективном договоре. К примеру, если принимающая сторона выплатила командированному специалисты суточные из расчета 1 500 рублей за сутки, то 1 500 – 700 = 800 руб. Именно эти 800 рублей будут входить в налогооблагаемую базу по страховым взносам и НДФЛ.

Авансовый отчет о командировке за счет второй стороны

После завершения служебной поездки работник оформляет авансовый отчет – на это ему дается 3 рабочих дня. Этот документ он обязан передать в бухгалтерию компании, которая выступала как принимающая сторона. Вместе с отчетом отправляются все подтверждающие расходы документы: проездные талоны, квитанции на багаж, кассовые чеки на оплату проживания в отеле, гостиничные счета, чеки на питание из ресторанов и т. д. Бухгалтерия проверяет отчетность и после одобрения руководства возмещает расходы.

Дата: 12.07.2019