Командировка за границу: что нужно знать о расходах в валюте

Если вам предстоит командировка за рубеж, то и расходы там будут, конечно, в местной валюте. При этом оплатить, к примеру, гостиничные чеки в Санкт-Петербурге – это одно, а те же документы откуда-нибудь из Лондона – это совсем другое. Что нужно знать командированному перед отъездом за рубеж?

Меняйте валюту и собирайте чеки!

Обычно аванс на командировку выплачивается в местной валюте, поэтому работнику приходится самостоятельно покупать деньги той страны, куда он собирается. Тут есть несколько вариантов:

1. Вы покупаете валюту в своем городе. Это легко сделать, если рассчитываться придется в евро или долларах. С более редкими валютами могут возникнуть сложности.
2. Вы планируете купить валюту в стране командировки. Иногда для этого нужно сначала купить доллары в своей стране, а затем поменять их на местную валюту по месту прибытия.

Расходы на комиссию банка по обмену валюты вам тоже должны компенсировать в бухгалтерии. Для этого обязательно собирайте все документы, которые подтверждают обмен (с указанием курса банка).

Важно: если подтверждающие документы отсутствуют, то бухгалтерия будет считать расходы по официальному курсу и не сможет возместить вам комиссию банка.

Отчет о расходовании суточных не требуется, однако некоторые расходы могут быть учтены дополнительно. Поэтому старайтесь собрать все возможные чеки.

Оплата гостиницы и проезда

С проездом все более-менее просто: можно сразу купить билеты туда и обратно, причем сделать это за безналичный расчет, дав соответствующее распоряжение бухгалтерии. А вот с гостиницей могут возникнуть проблемы.

• Идеальный вариант – оплатить по безналичному расчету, если есть такая возможность. Тогда те же гостиничные чеки в Санкт-Петербурге или любом другом городе мира будут иметь дополнительное подтверждение.
• Если же возможен только наличный расчет, то придется брать в бухгалтерии аванс и менять его на нужную валюту.
• При расчете карточкой банк возьмет свою комиссию за конвертацию, однако у вас будет выписка со счета, благодаря которой вы сможете подтвердить все расходы.

Если у вас остались неиспользованные средства в иностранной валюте, по возвращению из командировки их тоже нужно будет поменять. Затем собрать все чеки и приложить их к авансовому отчету.