Важное о командировочных расходах

Компенсация расходов в командировке – обязанность компании-работодателя. Если руководитель направил сотрудника в служебную поездку, последний должен понимать, что возмещение затрат может быть неполным. Лучше до выезда уточнить у начальства лимиты по основным статьям расходов и узнать, какие из них работодатель не обязан компенсировать. Что еще нужно знать о денежном возмещении?

Что учитывается в авансовом отчете

По прибытию из поездки каждый работник оформляет авансовый отчет. В этом документе учитывается следующее:

• проезд до пункта назначения и обратно (кроме такси, если это не вписано в локальный нормативный акт);
• оплата жилья (гостиницы, квартиры и т. п.);
• суточные (если это не однодневная командировка);
• представительские траты (по согласованию с руководством);
• другие расходы, заранее одобренные начальством.

Сотрудник имеет право не отчитываться по расходам на покупку продуктов или проезд в городском общественном транспорте, поскольку эти затраты покрываются суточными. Нет необходимости прикладывать кассовые чеки по всем расходам, которые оплачиваются личными средствами. Если предприятие компенсирует эти траты, с них удерживается 13% НДФЛ и работник должен сдать отчетность.

Как оплачивают командировочные расходы

Для начала работодатель составляет обязательный приказ о направлении сотрудника в командировку. Его допускается оформлять по унифицированной форме, но можно использовать и свой бланк. В свою форму можно включить раздел с предварительным расчетом командировочных расходов. По нему будет выплачен аванс на предстоящие затраты в поездке.

Денежный аванс выдают наличными из кассы предприятия или начисляют на банковскую карту командируемого служащего.

Вернувшемуся из командировки работнику дается три дня, кроме выходных, на то, чтобы составить авансовый отчет. К нему он обязан приложить отчетные документы, например:

• проездные талоны на поезд или автобус, авиабилеты;
• квитанции на багаж, постельное белье;
• гостиничные чеки с QR-кодом СПб или договор аренды на аренду квартиры посуточно с квитанцией;
• входные билеты на деловые мероприятия (посещение выставки и т. п.);
• счет из ресторана (если нужно было провести переговоры с партнерами) и т. д.

При необходимости нужно сдать также заполненный маршрутный лист и отчет о выполнении порученного задания. Документы, подтверждающие основные расходы, должны быть оригинальными. Работодатель вправе проверить все квитанции и чеки на подлинность и отказать в оплате, если они оказались фиктивными.