Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Как возвращать аванс на командировочные расходы

Перед выездом в командировку сотруднику выдают аванс на предстоящие расходы. Вернувшись из служебной поездки, он обязан вернуть остаток средств или всю сумму, если она не была израсходована. Что нужно знать об авансе, отчетности после командировки и необходимости возвращать деньги в кассу?

Когда отчитываться за аванс по командировке

В пункте 10 Положения о командировках сказано, что сотруднику предприятия положено выдать аванс на оплату командировочных расходов. Организация в обязательном порядке покрывает затраты на проезд и проживание, а также выдает служащему суточные за все дни пребывания в другой местности.

В этом же Положении, в пункте 26, указано, что по прибытию из рабочей поездки сотрудник должен оформить авансовый отчет. На это выделяется 3 рабочих дня. В документе перечисляются статьи расходов, потраченные суммы денег, производится окончательный расчет по выданному авансу. Вместе с заполненным отчетом служащий обязан предоставить кассовые чеки или квитанции независимо от цели и направления поездки – Москва, Сочи, Санкт-Петербург, отчетные документы за проживание должны быть оригинальными. Если подтверждающей расходы документации нет, работник должен вернуть деньги в кассу организации.

Часть израсходованных командировочных средств не нужно отображать ни в каких отчетах. К ним относятся суточные: сотрудник имеет право тратить их на свое усмотрение.

После того как авансовый отчет передан в бухгалтерию, ответственное лицо производит его проверку. Затем документ передается на утверждение руководителю, он же устанавливает точный срок, в который должен проводиться окончательный расчет по составленному отчету. То есть командированный работник обязан передать авансовый отчет в течение 3 дней, но сдать остаток средств теоретически может и позже. Этот остаток передается бухгалтеру.

Аванс на командировочные расходы выдают примерной суммой, ориентируясь на расценки на жилье и стоимость проездных билетов. При расчете могут браться во внимание предыдущие поездки и их бюджет. Не всегда удается точно определить необходимые суммы аванса, что может привести к дефициту средств в рабочей поездке. В этом случае работник тратит личные деньги, а по возвращении из поездки отображает это в авансовом отчете. Оригинальные кассовые чеки и квитанции подтверждают расходование средств, что служит основанием для компенсации из кассы предприятия.

Дата: 18.06.2019