Договор аренды в командировке и компенсация расходов за проживание

Чтобы получить компенсацию за оплату жилья в командировке, нужно предоставить в бухгалтерию гостиничные чеки за проживание.

К стандартным документам относятся:

• кассовый чек;
• счет в произвольной форме (или по форме 3г).

Иногда дополнительно требуют счет-фактуру и акт приема-передачи работ для безналичного расчета. Также частым требованием является наличие прайс-листа от гостиницы.

Но что делать, если гостиничных чеков у вас нет? К примеру, вы с коллегами снимали квартиру через агентство и заключили с ним договор аренды. Или и вовсе остановились у частного лица и просто забыли оформить нужные документы. Дела, работа... Как поступить? Вариантов всего два.

Договор плюс расписка

Если вы еще не уехали, позаботьтесь о правильном оформлении документов. Для бухгалтерии достаточно будет договора аренды и расписки владельца о получении с вас денег в оплату за жилье. Важно, чтобы период аренды совпадал по датам со временем командировки – отследите этот момент.

Внимание: если договор был заключен с одним из командировочных, то ему и нужно будет отразить всю сумму оплаты за жилье в авансовом отчете. Ему же бухгалтерия и возместит все расходы.

Идеальный вариант – предоставление владельцем выписанного чека со счетом-фактурой. Однако это возможно только в случае, если вы имеете дело с организацией или частным лицом-предпринимателем. В остальных случаях придется обойтись распиской.

Покупка гостиничных чеков

Если у вас очень строгие бухгалтера, которые проверяют каждую бумагу, проще заказать гостиничные чеки за проживание, чем ругаться с начальством после возвращения из командировки. Кстати, вы в этом случае вы можете вписать в чеки любую сумму (с учетом того, что за оформление придется заплатить до 10%) и немного заработать на командировке. Проследите, чтобы документы предоставлялись с подтверждением, это поможет в случае, если бухгалтерия решит отправить запрос по указанным в чеках реквизитах.

Заказать документы за проживание можно через интернет-сайт – вам доставят их в нужную точку города или отправят по почте. Это актуально и в случае, если вы потеряли гостиничные чеки, а ваш отель не хочет выписывать их повторно. К счастью, такую проблему легко решить.

Но в целом, если речь идет не о номере в гостинице, а о найме жилья в аренду, достаточно предоставить договор и любой документ, подтверждающий оплату. Остальное – меры предосторожности.