Командировка по правилам: готовим подтверждающие документы
С некоторых пор в РФ изменились правила подачи документов после командировки. Теперь необязательно составлять командировочное удостоверение и писать отчет о проделанной работе. По закону обязательными к предоставлению являются следующие документы:
- гостиничные чеки за проживание;
- проездные документы;
- прочие чеки, подтверждающие расходы в командировке.
Имейте в виду, что некоторые организации не спешат отказываться от удостоверений и деловых отчетов из командировки: необходимость их предоставления прописывается отдельными локальными актами. Например, внутренним положением о командировках. В этом случае вам придется работать «по старинке» - подчинение правилам предприятия никто не отменял.
Как оформляются командировочные документы
Существуют основные правила оформления документов:
- Проездные документы могут быть выполнены на бланках строгой отчетности (если они были куплены в кассе) или просто распечатаны на принтере (если речь идет о покупке билетов через интернет). Дополнительно к билетам можно приложить банковскую выписку или квитанцию, подтверждающую покупку.
- Гостиничные чеки за проживание обычно распечатываются с помощью кассового аппарата отеля. Также к ним могут прикладываться прайс-листы от гостиницы, отчет по форме 3г или в произвольном виде, а также счет-фактура (при безналичной оплате).
- Все остальные подтверждающие документы оформляются по-разному. Они могут быть выписаны от руки на специальном бланке или отпечатаны на кассовом аппарате. Главное, чтобы подлинность бумаг не вызывала сомнений.
Все эти документы вместе с заполненным авансовым отчетом необходимо предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок после возвращения из командировки. Разумеется, учитываются именно рабочие дни, то есть если вы вернулись во время праздников, можете спокойно отдохнуть и заняться документами только после непосредственного выхода на работу.
Что делать в случае утери чеков и билетов
Гостиничные чеки за проживание и проездные документы служат основанием для компенсации ваших расходов в командировке. Если они будут утеряны, к сожалению, бухгалтерия просто не сможет вернуть вам деньги. В этом случае необходимо обязательно восстановить все бумаги. Например, заказать новые документы из гостиницы или восстановить посадочный талон в аэропорту.
Будьте осторожны и ничего не теряйте!
