Оправдательные документы для авансового отчета о командировке

Многие не любят командировки именно из-за необходимости связываться с деньгами и отчетами. Мол, и так забот много, а тут еще и лишние хлопоты. А между тем в командировочной отчетности нет ничего сложного. Мы расскажем вам, какие документы нужны для командировки и как правильно составить авансовый отчет.

Ничего лишнего – все храним до возвращения

Основные оправдательные документы, которые необходимо приложить к авансовому отчету:

• гостиничные чеки для бухгалтерии;
• билеты на поезд, самолет или автобус;
• чеки, подтверждающие расходы по командировке (если вы, например, платили за вход на семинар во время командировки или купили что-то для фирмы по поручению руководства);
• квитанции за обмен валюты (при зарубежных командировках).

Сразу уточним: чеки за обеды в кафе или проезд в общественном транспорте могут и не учесть при компенсации командировочных расходов, так как считается, что эти расходы должны покрываться за счет суточных. И все же сохраняйте любые чеки, которые кажутся для вас важными.

Иногда к авансовому отчету прилагается и командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии из командировки. В принципе, закон недавно отменил этот документ, но некоторые предприятия продолжают его использовать для внутренней отчетности.

Как составить авансовый отчет

Авансовый отчет составляется в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если работник заболел и находится на больничном, допускается возможность отчитаться после выхода на рабочее место.

Если вы задержите отчет, возможно наложение дисциплинарного взыскания со стороны предприятия (выговор, штраф и др.), в зависимости от политики руководства. В любом случае новые средства для командировки вам не выделят до тех пор, пока вы не отчитаетесь за те, что уже потрачены.

Саму форму авансового отчета вам выдадут в бухгалтерии. Вы должны будете заполнить все поля бланка (ФИО, должность, дата и цель поездки и др.), а затем на обратной стороне написать перечень оправдательных документов. Обязательно приложите к авансовому отчету гостиничные чеки для бухгалтерии, билеты и другие оправдательные документы, которые есть у вас в наличии. Отчитываться за то, как вы потратили суточные, не нужно.

Вот и все основные моменты, которые касаются авансового отчета. Удачных вам командировок!