Ликбез по командировкам для чайников

Шуточное название статьи вовсе не говорит о ее несерьезности. На самом деле мы хотим поднять очень важную и нужную тему для всех, кто так или иначе сталкивается с командировками. Как правильно оформить деловую поездку? Какие бумаги необходимо собрать? Как заказать гостиничные документы с подтверждением? Ответы на все эти вопросы мы собрали ниже.

Оформление командировки

Есть два варианта инициирования командировки:

• вы сами хотите отправиться в другой город для решения деловых вопросов;
• вас направляет начальник.

В первом случае необходимость поездки придется обосновать. Делается это с помощью служебной записки на имя руководства, где вы должны подробно обо всем рассказать. Например, сообщить о том, что планируете заключить в другом городе несколько выгодных контрактов, или хотите пройти обучение, поучаствовать в конференции.

Во втором случае пишется приказ о направлении вас в командировку. В нем указывается цель поездки, даты отъезда и возвращения, а также другие важные сведения. Имейте в виду, что если командировка совпадает с выходными днями, во время которых вам придется работать, очень важно, чтобы в приказе было это указано. В противном случае, они будут считаться обыкновенными выходными днями (за исключением дней отъезда/прибытия – они в любом случае считаются рабочими).

Документы в командировке

Сегодня закон уже не требует в обязательном порядке оформлять командировочное удостоверение – достаточно дат, указанных в приказе и на билетах. Но на вашем предприятии могут действовать и свои внутренние требования.

Обязательные документы – это только те, которые подтверждают ваши расходы:

• билеты на самолет, поезд или автобус;
• гостиничные документы с подтверждением;
• другие важные бумаги, оговоренные заранее (например, если вам нужно что-то купить для предприятия в другом городе).

Все это нужно будет приложить к авансовому отчету, который вы заполните сразу после возвращения из командировки (срок на заполнение – три рабочих дня).

Остальные документы не являются обязательными по действующему законодательству, но могут требоваться по внутренним правилам о командировках, установленным в вашей компании. Это и удостоверение, и командировочное задание, и счет-фактура на оплату гостиницы, и многое другое.

Как видите, при оформлении командировки нет ничего сложного. Главное – знать заранее, с чем придется столкнуться. Удачи в решении деловых вопросов!