Гостиничные чеки в
Санкт-Петербурге

с подтверждением от собственной гостиницы

+7(921) 914-01-98

Заказать документы
Заказать звонок

С Вами свяжутся в течении 10 минут.

Правила заполнения авансового отчета после командировки

Авансовый отчет в обязательном порядке заполняется после каждой командировки. Сделать это должен именно тот сотрудник, которому выдавались подотчетные средства. К документу прикладываются:

  • гостиничные чеки за проживание;
  • проездные документы;
  • квитанции о дополнительных расходах (например, об обмене валюты).

Заполнить отчет несложно. На некоторых предприятиях работники делают это вручную, используя специальный бланк, выданный в бухгалтерии. На других используются разработанные компьютерные программы.

Порядок заполнения авансового отчета

При оформлении обычно заполняются следующие поля:

  1. Наименование предприятия.
  2. ФИО составителя отчета, его должность и структурное подразделение.
  3. Цель выдачи средств – «служебная командировка».
  4. Сумма, выданная к авансу.
  5. Фактические расходы.
  6. Перечень подтверждающих документов (гостиничные чеки за проживание, билеты, чеки и др.).
  7. Подпись подотчетного лица.

Готовый документ необходимо передать в бухгалтерию, где его зарегистрируют (проставят порядковый номер, дату). Далее бухгалтер заполнит остальные поля: проставит суммы дебета и кредита, согласно действующему законодательству. На основании авансового отчета бухгалтерия сможет списать ваши командировочные расходы.

Что делать, если не хватает документов

Не всегда все идет так, как мы планируем. Иногда работник не может документально подтвердить некоторые расходы в командировке. Тут все зависит от правил компании. Руководство может пойти вам навстречу и компенсировать расходы другим способом (например, выплатить суточные сверх установленного лимита или компенсировать расходы в счет зарплаты).

Однако такой вариант потребует от предприятия дополнительных расходов (обязательные налоги и отчисления), поэтому далеко не всегда начальство соглашается на такой шаг.

Если утеряны чеки за жилье, можно заказать гостиничные чеки за проживание через интернет. Стоимость – 7-10% от суммы чека. Это позволит вернуть большую часть расходов. Восстановить проездные документы сложнее, но выход тоже есть:

  • приложите к отчету выписку по карточному счету, если вы оплачивали билеты с личной карточки;
  • восстановите и распечатайте электронный билет, если вы оплачивали проезд через интернет.

Помните, что все даты должны соответствовать датам командировки, иначе у бухгалтерии возникнут подозрения.

Заполнить авансовый отчет несложно. Главное – сохранить или восстановить все подтверждающие документы.

Дата: 16.02.2017