Командировка: решение вопросов с документами

Какие документы нужны для командировки? Этот вопрос интересует всех, кто впервые едет в деловую поездку. Где взять гостиничные чеки? Что нужно обязательно принести в бухгалтерию для отчета, а без чего можно обойтись?

На самом деле все не так сложно: главное – понимать, что и для чего может пригодиться.

Документы для отчета о командировке

Перед отъездом в командировку работнику выплачивают аванс. Он состоит из трех основных частей:

• проживание (гостиница, аренда квартиры);
• проезд (билеты на поезд, самолет, автобус);
• суточные (фиксированный размер).

Если по суточным отчитываться не нужно, то расходы на проезд и проживание нужно подтвердить документально.

Иногда к авансовому отчету прилагаются дополнительные документы. Например, если вы были за рубежом и покупали местную валюту, желательно приложить все чеки с учетом комиссии. Иначе вам будут считать расходы по официальному курсу валюты на день поездки, а он редко соответствует коммерческому.

Документы за проживание в гостинице

Подтвердить ваши расходы на проживание помогут следующие документы:

• счет по форме 3Г (или в произвольной форме);
• кассовые чеки;
• прайс-лист, счет-фактура и другие дополнительные документы.

Перечень всего необходимого лучше сразу уточнить на предприятии, так как внутренние требования могут быть самыми разными.

Кстати, именно на проживании чаще всего экономят в командировке. Можно поселиться у родственников или снять квартиру подешевле (иногда – на несколько человек), а затем оформить гостиничные документы на максимально разрешенную сумму. Где взять гостиничные чеки? Их можно заказать прямо через интернет.

Проездные документы

Еще одна статья расходов в командировке – проезд. Обязательно сохраните билет на поезд, автобус или самолет. Если он в электронном виде, так тому и быть: закон не запрещает прикладывать такие бумаги к авансовому отчету. Если вы платили с карточки, то не лишней будет и выписка по счету, где прописана эта сумма. Если рейс ночной, возмещению подлежит также оплата за постельное белье.

Суточные

Суточные рассчитываются строго в установленном порядке. В России это 700 рублей в сутки внутри страны и 2500 рублей при поездках за границу. День отъезда и день приезда вне зависимости от времени отправления/прибытия транспорта считаются днями командировки, за которые суточные выплачиваются в полном размере.

Суточные положены на текущие расходы: проезд городским транспортом, питание и др. За них отчитываться перед бухгалтерией не нужно.

Теперь вы знаете, какие документы нужно привезти из командировки. С ними вы легко заполните авансовый отчет и отчитаетесь за поездку. Удачи!