Отъезд в командировку: как передать дела новому сотруднику
Предстоит длительная командировка? Значит, нужно передать дела новому сотруднику. Ведь во время вашего отъезда, когда вы будете решать служебные вопросы, бронировать номер в отеле и заказывать гостиничные чеки, кто-то должен будет заниматься вашими рабочими обязанностями. Хорошо, если у вас есть напарник, который сможет легко вас подменить. А если нет? Тогда придется кого-то обучить.
Передача дел в офисе
Конечно, заново обучать человека своей работе не нужно, но ознакомить его с некоторыми рабочими аспектами очень желательно. Но как осуществляется передача дел?
- Первым делом сотрудника стоит ознакомить с основными моментами рабочего процесса, показать документы и папки, в которых хранится вся документация. Даже самый большой профессионал может запутаться в огромном объеме новой информации. А вы, уезжая в командировку, как никто другой заинтересованы в том, чтобы все дела были сделаны.
- Покажите рабочую компьютерную программу, расскажите о детализации входа (логины, пароли), познакомьте сотрудника с основными таблицами и графиками, с которыми ему придется работать вместо вас.
- Если какие-то формулы или методики разработаны лично вами, и вы не хотите никому о них рассказывать, лучше закройте документы паролями или временно удалите их с рабочего компьютера. Это только ваша интеллектуальная собственность.
- Если у вас остались незавершенные дела и вопросы перед отъездом, то о них нужно обязательно уведомить заменяющего сотрудника. Ведь доделывать все это придется именно ему.
Обязательно расскажите обо всех нюансах работы с постоянными клиентами, о подходе к ним, дайте конкретные контакты и советы. И непременно оставьте свой телефон, скайп и другие данные для связи. Ведь вопросы в ходе выполнения работы обязательно возникнут.
В заключение
Помните, что человек, который заменит вас во время командировки, будет выполнять еще и свои обязанности. Поэтому, возможно, он постарается сделать как можно меньше из того, что вы ему поручили. Тут все зависит от вашего авторитета и умения договариваться с людьми. Подумайте, может, стоит пообещать ему какой-нибудь дополнительный бонус?
Можно перед отъездом в командировку написать подробную инструкцию для преемника. Может быть, это поможет ему не запутаться в дополнительных обязанностях и ничего не забыть.
Чем лучше вы организуете передачу дел, тем спокойнее вы сможете заниматься рабочими вопросами в командировке. Только не забудьте в суете рутинных дел позаботиться о себе: вовремя забронировать номер, заказать гостиничные чеки, назначить деловые встречи и организовать отъезд домой. Удачи!
